Ratgeber
E-Rechnung schreiben, ohne Abo
Seit 2025 ist eine einfache PDF zwischen Unternehmen keine E-Rechnung mehr. Was das heißt, ab wann es dich trifft und wie du eine E-Rechnung als ZUGFeRD-PDF speicherst.
Was eine E-Rechnung ist
Eine E-Rechnung ist ein Datensatz in einem festen Aufbau (europäische Norm EN 16931). Ein Programm kann Beträge, Steuer und Rechnungsnummer daraus lesen, ohne dass jemand etwas abtippt.
Eine PDF, die nur wie eine Rechnung aussieht, zählt seit 2025 nicht mehr dazu. Sie heißt im Gesetz „sonstige Rechnung“, genau wie Papier.
In Deutschland sind zwei Formen üblich:
- XRechnung: eine reine Datendatei. Menschen lesen sie nur mit einem Anzeigeprogramm.
- ZUGFeRD: eine PDF, in der dieselben Daten zusätzlich als Datei stecken. Der Kunde sieht ein normales Blatt, seine Software liest die Daten.
Ab wann du sie brauchst
Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen Unternehmen im Inland. Sie kommt in Stufen:
| Seit 2025 | Jedes Unternehmen muss E-Rechnungen annehmen können. Ein E-Mail-Postfach genügt. |
|---|---|
| Bis Ende 2026 | Du darfst weiter Papier schicken, oder eine normale PDF, wenn der Kunde einverstanden ist. |
| 2027 | Das gilt nur noch, wenn dein Umsatz im Vorjahr höchstens 800.000 € war. |
| Ab 2028 | E-Rechnung für alle Rechnungen an Unternehmen im Inland. |
Wo sie nicht Pflicht ist
Die wichtigsten Ausnahmen:
- Rechnungen an Privatkunden
- Kleinbeträge bis 250 €
- Rechnungen, die du als Kleinunternehmer ausstellst (mehr dazu)
Viele Kunden wollen die E-Rechnung trotzdem schon jetzt, weil ihre Buchhaltung sie direkt einliest.
So geht es mit MiniBills
Du füllst die Rechnung aus und klickst auf „Als PDF speichern“. Rechnung und Gutschrift entstehen als ZUGFeRD-PDF (auch Factur-X genannt) im Profil EN 16931: Das Blatt sieht aus wie in der Vorschau, die Daten stecken in derselben Datei.
- Fehlt eine Pflichtangabe, sagt MiniBills es dir vor dem Speichern.
- Die Dateien sind mit dem freien Prüfprogramm Mustang getestet: gültiges PDF/A-3 und gültige EN 16931.
- Angebot und Zahlungserinnerung bleiben normale PDFs. Sie sind keine Rechnungen.
- Alles bleibt auf deinem Rechner. Kein Account, keine Cloud, kein Abo.
Was MiniBills nicht macht
MiniBills schreibt Rechnungen. Es liest keine fremden E-Rechnungen ein, lädt nichts in Behördenportale hoch und ersetzt keine Buchhaltung. Wer an Behörden liefert, die eine XRechnung über ein Portal verlangen, braucht dafür ein anderes Werkzeug.
Stand: Oktober 2026. MiniBills ist ein Werkzeug, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Im Zweifel fragst du deinen Steuerberater oder dein Finanzamt.